¿Cómo redactar un buen comunicado y Boletín de prensa? (GRUPO 2)

De la buena redacción de nuestro comunicado de prensa dependerá en gran medida la versión noticiosa que veremos publicada después de una conferenca de prensa. Incluso, podríamos con un buen comunicado de prensa sugerir el titular de la noticia, además es la posición oficial de la compañía y la guía que utilizarán los informadores a la hora de redactar la nota.

De la buena redacción de nuestro comunicado de prensa dependerá en gran medida la versión noticiosa que veremos publicada después de una conferenca de prensa. Incluso, podríamos con un buen comunicado de prensa sugerir el titular de la noticia, además es la posición oficial de la compañía y la guía que utilizarán los informadores a la hora de redactar la nota. 

¿Cómo lograremos que los periodistas coloquen en su noticia nuestros mensajes clave? Entregándoles un comunicado de prensa que resuma nuestras ideas, cómo queremos que sean publicadas, principalmente en una situación de crisis, donde hay confusión, ambigüedad y, muchas veces, mala intención.

Vamos a comenzar diciendo que un comunicado de prensa es un escrito muy breve que se utiliza para anunciar una convocatoria o para ampliar o matizar una información anterior. En el caso que nos ocupa, el comunicado de prensa nos servirá para transmitir a la prensa nuestra versión oficial y los mensajes que nos interesa sean publicados y que fueron tratados en la conferencia de prensa. En resumen, que se escriba la noticia desde nuestro punto de vista, no desde los puntos de vista del periodista.

La estructura seguirá la regla de la ?pirámide invertida?, yendo la redacción de lo más importante a lo menos importante, de acuerdo a este orden:

Lo primero, el titular: Tiene que representar, de una forma resumida, clara e impactante, la información más importante que se quiso transmitir en la conferencia de prensa. Depende del titular que la nota de prensa cumpla con mayor éxito su función, ya que si su construcción es larga, confusa y sin interés, probablemente no se le atienda con la debida atención, aunque la información del comunicado sea relevante para el lector.

A continuación vamos con el subtítulo para apoyar el titular, situándolo, complementándolo o destacando una información que interese que el lector conozca rápidamente. No debe pasar de cinco líneas y debe resumir el contenido íntegro del texto y crear expectativas para su lectura completa. Debe ir en letra negrita.

Ofrecer una cifra contundente es un buen recurso para usar como parte del titular.

A continuación vamos con el primer párrafo del cuerpo del comunicado, que no debe pasar de cinco líneas y debe resumir el contenido íntegro del texto y crear expectativas para su lectura completa. Debe ir en letra negrita y contener toda la información toda la información que se considera vital: Qué, dónde, por qué, quién y cuándo. Es habitual acortar los comunicados, cortando siempre el último párrafo. Por eso es conveniente contar toda la historia en el primer párrafo y dejar los detalles para los párrafos siguientes, en forma progresiva.

Hay que escribir al principio de la hoja el lugar y fecha de edición: Se trata de indicar al periodista el lugar donde se originó la publicación, así como destacar el momento en que fue emitida.

Al final, en el último párrafo, se establecerán las conclusiones y las repercusiones a futuro que el hecho al que se refiere la comunicación puede llegar a tener, si estamos en medio de una crisis principalmente. No olvides que el comunicado de prensa debe tener algún valor noticioso, de lo contrario nadie querrá publicarlo.

Ubica siempre por encima del titular la mención ?Comunicado de prensa?, utilizando siempre papel corporativo con el logotipo de la compañía, las direcciones postal y electrónica y los números de fax, teléfonos y correos electrónicos para contactos. Muy importante es al final los datos de contacto del director de comunicaciones, porque una respuesta oportuna y ágil de la petición de un periodista ayuda de manera importante para que la información promovida por el comunicado de prensa sea mejor considerada y con mayores posibilidades de ser incluida por los medios.

¡TIPS PARA REALIZAR UN BUEN COMUNICADO DE PRENSA!

Atrás quedaron los días en los que el único medio con el que se lograba difundir un boletín de prensa era haciéndolo llegar a un periodista teniendo fe de que después de leerlo le resultara de interés y decidiera publicarlo.

Hoy en día gracias al poder de difusión de internet, el contenido creado a partir de una noticia generada por una marca puede ser maximizado a través de su optimización para motores de búsqueda y el uso de recursos gratuitos.

Un estudio realizado por PRWeek en el año 2010 reveló que el 95% de los periodistas en Estados Unidos realizó trabajo investigativo en internet como complemento a entrevistas y trabajo de campo. Aunque no contamos con este tipo de estudio para Colombia ni para la mayoría de países en América Latina, la tendencia es clara y se convierte en una razón más para replantear la estrategia de difusión y distribución de boletines de prensa.

No basta con distribuir un comunicado de prensa de manera masiva, lo importante es difundir cada mensaje con base en las necesidades particulares de comunicación. La clave es  destacarse entre la gran masa de contenido que ocupa la red.

El reto: Optimizar el contenido para motores de búsqueda

El reto entonces es llevar ese contenido escrito con tanto cuidado, dedicación e investigación frente a los ojos de la audiencia correcta. ¿Pero qué pasa cuando una persona que está potencialmente interesada en el tipo de información que se trata en mi comunicado de prensa no lo encuentra?

Si bien la distribución inicial de un comunicado de prensa es clave, es también muy importante trabajar para que su contenido esté disponible y sea fácil de encontrar con posteridad.

Este artículo reúne un conjunto de recomendaciones sencillas que le ayudarán a optimizar el contenido de sus boletines de prensa para que sean más fáciles de encontrar por alguien que realice una búsqueda relacionada por medio de motores como Google, Bing o YahooSearch!.

1. Identifique las palabras clave o keywords

Identifiqe dos o tres de las frases o palabras clave más importantes. Pregúntese: ¿Qué tipo de palabras puede usar el tipo de audiencia a la que estoy dirigiendo este comunicado? Asegúrese de agregarlas un par de veces de manera natural de modo que no afecte la calidad de la redacción.

2. Incluya el nombre de la empresa en el encabezado

Aunque suene obvio es importante reiterar la importancia que tiene utilizar el nombre de la empresa en el encabezado, simepre y cuando se acompañe con las palabras clave más importantes que usted ya determinó en el paso anterior.

Aunque para un profesional en el área de PR y comunicaciones esto resulta evidente, es importante resaltar el peso que el encabezado tiene en términos de SEO ya que el titulo será usado también como titletag (el texto que aparece en la cabecera del navegador web), un atributo de gran importancia para los motores de búsqueda. Trate de poner las palabras clave al principio del titulo, especialmente si éste es muy extenso.

3. Agregue enlaces

Agregue enlaces a aquellas palabras clave que sean relevantes y congruentes con el contenido del sitio web de la empresa. Por ejemplo su una de las palabras clave que identificó con base en la recomendación #1 es “Directorio de carros en venta”,  agregue un enlace en esta frase que conduzca a la sección más adecuada del sitio web del cual se habla en el comunicado, esto le dice a los motores de búsqueda que este término o conjunto de términos es relevante para el tipo de contenido que se encuentra en el sitio web de destino.

4. Cree contenido relevante

Asegúrese de que el contenido de sus comunicados de prensa sea valioso para garantizar mayor difusión. La adición de cifras o datos relevantes para su industría incentivará a otras publicaciones web relacionadas a hacer referencia a su boletín de prensa, creando un mayor número de lectores e incrementando las posibilidades de que se haga referencia a la marca de la empresa a través de enlaces.

5. Distribuya sus boletines de prensa en sitios web con reputación en términos de SEO

Además de las publicaciones web a las que acude un comunicador (blogs, sitios de noticias, sitios web especializados), es importante que sus boletines de prensa sean publicados en servicios de distribución de notas de prensa.